Excel ablösen: Wann sich eigene Software lohnt
Excel ist ein gutes Werkzeug zum Rechnen und ein schlechtes Werkzeug zum Zusammenarbeiten. Sobald mehrere Personen dieselbe Liste pflegen, Daten aus anderen Programmen abgetippt werden oder Fehler Geld kosten, lohnt es sich, über eine Alternative nachzudenken. Das muss nicht gleich eine große Software sein.
Stand: 20. Oktober 2026
Fünf Warnzeichen
- Es gibt Dateien mit Namen wie „Liste_final_v3_NEU.xlsx“.
- Nur eine Person versteht die Formeln wirklich.
- Kunden, Aufträge oder Termine stehen in mehreren Tabellen gleichzeitig.
- Daten werden aus E-Mails, Formularen oder Portalen von Hand übertragen.
- Niemand weiß genau, wer wann was geändert hat.
Drei Wege raus aus Excel
- Standardsoftware: sinnvoll, wenn es für deine Branche ein gutes Programm gibt und deine Abläufe dazu passen.
- No-Code-Werkzeuge wie Airtable oder Notion: schnell eingerichtet, gut für kleine Teams, aber mit Grenzen bei Rechten, Datenmenge und Abhängigkeit vom Anbieter.
- Individualsoftware: eine Anwendung nach deinen Abläufen, sinnvoll, wenn Standardlösungen nur mit vielen Umwegen funktionieren.
Wie der Umstieg ohne Stillstand klappt
- Mit dem Ablauf anfangen, der am meisten nervt, nicht mit allem auf einmal.
- Bestehende Daten aus Excel importieren, statt neu einzugeben.
- Excel-Export behalten, damit Auswertungen weiter funktionieren.
- Eine Zeit lang parallel arbeiten, bis das neue Werkzeug sitzt.
Was eine eigene Lösung können sollte
Mindestens: ein gemeinsamer Datenbestand, Login mit Rechten, ein Änderungsprotokoll, Import und Export, und Bedienung am Handy. Alles darüber hinaus richtet sich nach deinem Betrieb.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich eigene Software?
Weniger die Zahl der Mitarbeiter als die Zeit, die in Umwegen steckt. Schon zwei, drei Personen, die täglich mit derselben Liste arbeiten, können genug sein.
Können wir Excel trotzdem weiter nutzen?
Ja. Ein Export nach Excel gehört in fast jede Lösung, die ich baue. Excel bleibt für Auswertungen, aber nicht mehr als Datenbank.